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Control y Monitoreo Operativo

Tiene un presupuesto definido, pero ... ¿No sabe como controlarlo?

Muchas empresas crean un plan financiero en base a la Estrategia empresarial defida por la alta dirección. Las herramientas son variadas y comunmente Excel es utilizado para este fin.

Sin embargo, el uso de Excel genera otro tipo de problemas, tales como fórmulas no actualizadas, errores de vinculación de hojas de cálculo, desfase de registros al insertar nuevos renglones, entre muchos otros problemas e inconvenientes.

El principal problema, es que Excel no es una herramienta de control, ya que no permite dejar de gastar los recursos de la empresa, cuando el presupuesto establecido ha sido rebasado, o incluso, permitir ampliar el presupuesto cuando asi se requiere. Excel no permite un eficiente Control de Gasto.

Su empresa necesita verificar que el presupuesto asignado sea ejercido para lograr las metas establecidas. También es importante saber que no existen desviaciones del gasto en base a los conceptos presupuestados al inicio del ejercicio.

¿Alguna vez tuvo presupuesto que no ejerció y al mismo tiempo presupuesto que le faltó para realizar gastos importantes en su empresa? o ¿Tuvo alguna vez que adelantar gastos del mes siguiente o cambiarlo de concepto y al hacerlo perdió el control?. Si la respuesta es SI a estas preguntas, su empresa no cuenta con un buen Control de Gastos.

Nosotros podemos ayudar a su empresa

Contamos con la metodología adecuada para controlar y dar seguimiento al gasto de su empresa. Lo anterior significa saber en qué se están gastando los recursos financieros, sin burocratizar o limitar el flujo de efectivo de la compañia.

Al saber como se ha ejercido el presupuesto, permite a la compañia realizar la toma de decisiones necesarias para el éxito en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos.

Con Ataico su empresa puede establecer distintos niveles de control de su gasto. Podemos establecer controles para:

  • Control de gastos generales.- Podemos controlar gastos como papelería, pagos de rentas, pagos a proveedores, pagos de servicios, etc, sin incurrir en sobregiros de las cuentas presupuestadas.
  • Control de gastos de viaje.- Podemos establecer controles específicos como los son los gastos de viaje, donde definimos tarifas de viaje para alimentos, transportes y hospedajes en base al nivel del puesto de los empleados que viajan. Las tarifas también están función de los distintos destinos a los que pueden viajar los empleados.
  • Control de gastos de inversiones.- Para proyectos de inversión, es necesario también llevar un control bien definido considerando la estructura definida para el proyecto. Incluso para proyectos que no necesariamente siguen el esquema del ejercicio fiscal actual.

Nuestra herramienta

El módulo de Control de Gastos Generales le permite saber como se ejerce su presupuesto. Permite controlar las salidas de flujo de efectivo, dando seguimiento a cada uno de los gastos que se realizan.

Cada gasto se registra en la herramienta a través de una afectación al presupuesto, mientras exista disponible en la cuenta contable a ejercer. Si no hay disponible, el gasto no se realizar. Sin embargo, esto no es limitante para operar ya que se pueden realizar ampliaciones de presupuesto y compensaciones de otros centros y otras cuentas.

Este módulo cuenta con funciones que permiten realizar la carga de facturas electrónicas para realizar la afectacion del presupuesto. Se realizan validaciones del presupuesto disponible contra el subototal de la factura sin impuestos.

Se cuenta con un Workflow de autorización definido por el usuario en el cual, cada nivel autoriza el gasto según la jerarquía establecida.

Las ampliaciones de presupuesto pueden ser líquidas, que se refiere a que afectan la liquidez presupuestada de la empresa. También hay ampliaciones compensadas, que pueden tomar recursos de otras cuentas u otros meses que tengan presupuesto disponible.

Como control de gastos generales, tambien se puede realizar el control de gastos por reembolsos, control de gastos indirectos y Control del gasto de presupuesto acumulado (Bolsa de Presupuesto)

En esta herramienta, los flujos de proceso han sido definidos en distintas capas conceptuales, manejando las mejores prácticas de aplicaciones.

Todos los controles de gastos se alinean al presupuesto definido por la empresa, para que cada centro de costos solo pueda ejercer el disponible que va quedando para cada cuenta contable en el mes correspondiente. Si no hay disponible, nuestros controles no permiten realizar el gasto.

Con nuestros procesos de Control de Gasto, tambien logramos tener un rastreo completo de cada uno de los movimientos que afectan el presupuesto, así como los movimientos que modifican el presupuesto a lo largo del ejercicio fiscal. Sabemos donde queda cada uno de los gastos en su empresa, así como cuál es el comportamiento del presupuesto, con los ajustes que se realizan a lo largo del ejercicio fiscal.

Podemos controlar que cada centro de costos/cuenta contable/mes de ejercicio, respete los montos asignados por el presupuesto, así como adelantar presupuesto de meses posteriores, redistribuir presupuesto no ejercio a otros departamentos e incluso a otras cuentas, conociendo siempre donde se realizo el gasto.

Contamos con herramientas especializadas de control operativo tales como:

Control de Gastos de Viaje

El control de los viáticos es una actividad especializada del control de gastos generales. Este módulo esta integrado con el control de gastos generales y permite programar los viajes que realizarán los empleados, definiendo tarifas por nivel de puesto y destino del viaje.

Al igual que con el control de gastos generales, los viajes se programan siempre y cuando exista disponible en la cuenta asignada a los gastos de viaje por cada centro de costos.

Control de Proyectos de Inversión

Otro módulo especializado es el control de Proyectos de Inversión, el cual trabaja similar a los gastos generales, con la diferencia de la estructura del presupuesto. Los proyectos de inversión tienen asignados conceptos de inversión, los cuales de forma similar a las cuentas contables, tienen definido el monto a ejercer para dicho concepto. El gasto se va aplicando para cada centro de costos/proyecto/concepto

Los proyectos de inversión pueden exceder el periodo del ejercicio fiscal y se pueden ir controlando conforme va avanzando el proyecto.

Análisis Financiero

¿Qué beneficios tiene su empresa con Ataico?

Haga que su empresa no gaste más de lo que se planeó. Si es necesario realizar gastos adicionales a lo planeado, su empresa sabrá cuando ocurrió dicho gasto, quien lo solicito y quien lo autorizó. Ud. tiene el control.

Redistribuya sus gastos en base a sus necesidades sin que esto afecte el resultado final esperado en el ejercicio fiscal y en su estrategia corporativa.

Para más información ponte en contacto con nosotros.



 
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